Człowiek Skuteczny zarządzanie czasem Beata Dranikowska BSOLUTIONS

Zatem, po pierwsze… Po pierwsze, to właściwie nie zarządzasz czasem.

Zarządzasz SOBĄ W CZASIE, a to jest różnica. Czas jest stały, dany, taki sam dla wszystkich i trudno w jego przypadku mówić o gromadzeniu, odkładaniu na później, zwiększaniu jego ilości według potrzeb. Trudno też jest przyznać ci rację, kiedy mówisz: „nie mam czasu” (bo czas zawsze jest…) W ramach 24 godzin decydujemy o tym, w co zainwestować czas i energię. To oznacza, że będąc Człowiekiem Skutecznym, nie zdążysz „zrobić wszystkiego” – będziesz raczej umiał świadomie wybierać, czym najlepiej zająć się w danym momencie.

Po drugie: większość czasu spędzisz na planowaniu.

Dokładnie tak! Często słyszę zdumienie ludzi, którzy uczą się skuteczności. „Nie szkoda na to czasu? Potem i tak nic z tego nie wychodzi, więc właściwie… po co planować?”

Najważniejszą zaletą planowania jest odciążenie pamięci. Przy ilości spraw, zadań i obowiązków, z jakimi na co dzień się borykamy, lepiej oszczędzać miejsce w głowie na myślenie o pojawiających się nagle problemach (czy nawet na błogie rozmyślania!), zamiast wypełniać ją wszystkim, co jest do zrobienia.

Planowanie nadaje strukturę naszej rozpędzonej rzeczywistości. Plan nie jest celem sam w sobie, nie musi być nawet w 100% zrealizowany! Samo planowanie ma nam pomóc: czarno na białym możemy przyjrzeć się, co będzie działo się z naszym dniem, tygodniem czy miesiącem. To pozwala na pewniejsze spojrzenie w niedaleką przyszłość, spokojniejsze dopasowanie się do różnych okoliczności, elastycznie wprowadzanie zmian i działanie z większą pewnością.

Po trzecie: organizowanie pracy to przewidywanie pracy.

„Plan dnia? Zmarnuję tyle czasu! I właściwie nie będę robić więcej?… Nie rozumiem! To co w ogóle zyskam?” – pewnie się zastanawiasz.

Realne planowanie z pewnością pozwoli ci dostrzec, że zazwyczaj bierzesz na siebie za dużo i przewidujesz na wszystko mniej czasu, niż potrzeba. Przez to masz poczucie, że ciągle się „nie wyrabiasz” – i stres gotowy. To co najczęściej dzieje się bez świadomego planowania, to ciągłe przekładanie ważnych rzeczy do zrobienia i poczucie przytłoczenia masą drobnych, mało znaczących, codziennych aktywności – co jest bardzo frustrujące.

Dlatego planowanie ma nam pomagać w wyznaczaniu priorytetów (co robić w jakiej kolejności), podejmowaniu szybkich decyzji czy unikania tzw. złodziei czasu, przez których „czas przecieka nam przez palce”. W oparciu o plan lepiej się organizujemy, mniej denerwujemy, mamy też większe poczucie wpływu, nawet jeśli nasz plan się zmienia (co jest całkowicie naturalne!;)

Planowanie pozwala na bardziej świadome wybory – uwzględniając również te kwestie, które są dla nas w życiu ważne, ale bez których zazwyczaj się obywamy. W pierwszej kolejności staramy się zazwyczaj załatwić sprawy bieżące (pilne, terminowe i naglące) i zaległe. Tymczasem możemy w naszych planach zarezerwować „na sztywno” czas dla przyjaciół, znajomych, rodziny; czas na hobby czy chwilę dla siebie. Stworzenie ram czasowych dla „wiecznie odkładanych”, ale wytęsknionych rzeczy potrafi zdziałać cuda, jeśli chodzi o motywację i konsekwencję, aby w końcu na nie czas poświęcić…

Po czwarte: Zacznij od listy zadań każdego dnia.

„Nigdy nie ma aż tak wiele do zrobienia, żeby nie móc się zastanowić.”

Jeśli chcesz być Skutecznym Człowiekiem, testuj dostępne metody, techniki i sposoby, aż znajdziesz te odpowiednie dla siebie. Poniżej znajdziesz parę kluczowych zaleceń, co stosować, aby planować z sensem i produktywnie wykorzystać swój czas:

Rób listę zadań. Używaj dowolnych narzędzi czy aplikacji. Metody „analogowe” sprawdzają się równie dobrze jak technologia, zatem wykorzystaj moc zwykłej kartki papieru: zapisuj co masz do zrobienia. Tym sposobem uzyskasz przejrzystość dla swojego dnia pracy, będzie ci również łatwiej kontrolować i sprawdzać przebieg działań, a także planować kolejne dni.
Zacznij od spraw z terminem ważności, a potem wpisz resztę. Określ ramy czasowe ich wykonania i dodaj rezerwę czasową. Najlepiej planować ok. 60% swojego czasu – 20% zostawić na rzeczy niezaplanowane (na pewno się wydarzą!), a 20% – na tzw. „spontaniczne” (z pewnością potrzebujesz trochę luzu w ciągu dnia! ;). Może wydawać się to sporą beztroską, jeśli chodzi o wykorzystanie czasu, ale Człowiek Skuteczny jest realistą – wie, że rzeczywistość zaskakuje i może spodziewać się wielu zmian w stosunku do swojego planu.
Określ swoje priorytety. Na swojej liście zadań zaznacz, co (A) musi być zrobione, (B) co powinno być zrobione, (C) co może być zrobione. Ustal plan minimum – określ 3 najważniejsze rzeczy, na których danego dnia najbardziej ci zależy.
Nad zadaniem pracuj w blokach 30-minutowych, kiedy nikt ci nie przeszkadza i nic cię nie rozprasza. To oznacza, żeby przez 30 minut nie zajmować się niczym innym, tylko tym, co masz do zrobienia. Nie odbieraj telefonów, nie sprawdzaj e-maili, nie wychodź po kawę.
Grupuj zadania podobne, ponieważ wykonywane „obok siebie” zajmą w sumie mniej czasu – wyznacz sobie porę w ciągu dnia na wykonanie planowych telefonów czy napisanie e-maili.

Po piąte: Z głową inwestuj swoją energię.

Dobrze rozpocznij dzień. Solidne śniadanie nie jest marnowaniem czasu – to inwestycja w paliwo na wiele godzin. Jeśli trudno Ci zaplanować śniadanie od rana, przygotuj sobie posiłek wieczorem.
Od rana nie rzucaj się od razu na sprawdzanie e-maili i Facebooka. Weź się do najważniejszego zadania, jakie masz do zrobienia tego dnia (sprawy kluczowe i najtrudniejsze załatw od razu). Zadania mniej ważne czy też wymagające mniej Twojej uwagi zaplanuj o takiej porze, w której zazwyczaj czujesz spadek energii, bywasz mniej skoncentrowany, a w twoim otoczeniu domowym lub biurowym atmosfera pracy rozluźnia się i pojawia się sporo rozpraszaczy.
Przyjmij, że system zawsze będzie przeciwko Tobie, dlatego uwzględnij radzenie sobie z „wrzutkami”. Jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2-3 minuty – zrób to od razu. W innym wypadku – wróć do swojego planu dnia i dopisz do niego dodatkowe zadanie (właśnie do tego służy nam rezerwa!). Warto pamiętać, że Skuteczny Człowiek, wbrew pozorom, nie „bierze wszystkiego na klatę” – nie zabiera się od razu za wszystkie zadania, które do niego spływają. Skuteczny Człowiek potrafi bardzo skutecznie odmawiać i ignorować niektóre rzeczy, które na ten moment nie są najważniejsze (np. sprzątanie mieszkania tuż przed ważnym egzaminem…).
„Żeby mi się chciało, tak jak mi się nie chce…” Największym paradoksem w sytuacji braku motywacji do pracy jest fakt, że chęć do działania przychodzi z samym działaniem (tyle, że nie chce nam się zacząć…). Kluczem jest więc rozpoczęcie aktywności, aby poczuć przypływ energii. W sytuacji, kiedy kompletnie nam się nie chce i trudno nam się zabrać do pracy, można rozważyć metodę „5 minut” (zaplanuj robienie czegoś, do czego nie masz serca, wyłącznie przez 5 minut) lub metodę „salami” (zaplanuj do wykonania wyłącznie najmniejszy kawałek roboty, niczym plasterek salami – np. jedną szufladę do posprzątania w pokoju, jedną tabelkę w całym raporcie itp.).

5. Skuteczny Człowiek nie pracuje non-stop. Skuteczny Człowiek dba o siebie z troską i życzliwością, dlatego planuje przerwy i odpoczynek. Wie, że regeneracja to nie jest lenistwo, lecz inwestycja we własną energię, a za dobrze wykonane zadania i sprawnie wykorzystany czas, należą mu się nagrody i przyjemności;)